De Watersportvereniging De Koenen (WV De Koenen) is een vereniging die handelt in het belang van haar leden. Daarom gaan wij nauwkeurig en verantwoord met uw persoonsgegevens om.
Natuurlijk proberen we zo goed mogelijk te voldoen aan de wet: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). En als het mogelijk en werkbaar is, doen we meer dan de AVG vraagt. Want met persoonsgegevens ga je nu eenmaal verantwoord om.
Wat leggen we vast?
Als vereniging voeren we een aantal taken uit, waarvoor het nodig is om persoonsgegevens te verwerken. We verwerken identificerende gegevens, zoals naam, adres, e-mailadres en geboortedatum van onze leden en donateurs om de overeenkomst met hen uit te voeren.
We gebruiken deze gegevens voor de volgende taken:
het bijhouden van de ledenadministratie;
het versturen van facturen;
het organiseren van evenementen;
het geven van trainingen en opleidingen;
het registreren van de werkplicht;
het toekennen en registreren van plaatsen in de haven en loodsen;
het bijhouden van de certificaten voor verantwoord schenken.
De wet verplicht ons ook om financiële gegevens vast te leggen en te bewaren, bijvoorbeeld van declaraties en passantengelden. Die gegevens zijn nodig voor het opstellen van de jaarrekening en het doen van de belastingaangifte.
Daarnaast voeren we ook een personeelsadministratie, omdat de wetgever dat van ons vraagt.
Op onze website houden we logboeken bij om bij eventuele storingen of beveiligingsincidenten onderzoek te kunnen doen. Deze informatie wordt automatisch vernietigd, wanneer deze niet meer noodzakelijk is.
Scherp op wat nodig is
Gegevens die we niet meer nodig hebben, worden vernietigd zodra dat mogelijk is. Maar soms zijn we door wetgeving verplicht gegevens een tijd te bewaren. Denk bijvoorbeeld aan een financiële administratie die voor de Belastingdienst beschikbaar moet zijn. We voeren een actief beleid om data die geen doel meer dienen te vernietigen.
Verder zijn we er scherp op dat alleen mensen die taken uitvoeren voor de vereniging bij onze gegevens mogen komen.
WV De Koenen is aangesloten bij het Watersportverbond. De leden van De Koenen zijn automatisch ook lid van het Watersportverbond. Om die administratie mogelijk te maken, worden uw gegevens aan het Verbond verstrekt. Het Verbond is voor die verwerking verantwoordelijk, waarbij deze gegevens volgens hun opgave alleen voor het doel van lidmaatschap worden gebruikt. Net als bij WV de Koenen vindt er geen verkoop van de gegevens of commerciële uitbuiting van uw persoonsgegevens plaats.
We kijken doorlopend naar de beveiliging van de systemen die we hebben, overleggen regelmatig met leveranciers en nemen andere stappen om zo verantwoord mogelijk met uw persoonsgegevens om te gaan. Dat doen we met een open blik en zullen u natuurlijk zo goed mogelijk informeren als er ooit problemen zouden ontstaan. Ook kijken we regelmatig welke informatie nodig is, of we niet hetzelfde met minder gegevens kunnen bereiken en benutten zoveel mogelijk kansen om de verenigingsdoelen zo goed mogelijk na te streven op een privacy vriendelijk mogelijke manier.
Meer dan de AVG
Voor het bestuur is het goed regelen van de administratie en het beschermen van de persoonsgegevens heel belangrijk. Daarom hebben we een deskundige Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) aangewezen, die toeziet op hoe er met de gegevens wordt omgesprongen en die ons helpt dit zo goed mogelijk te regelen. Mocht er onverhoopt ooit een datalek ontstaan, dan hebben we deskundige hulp om alles goed af te wikkelen en herhaling te voorkomen. De FG helpt ons doorlopend om correct met persoonsgegevens om te gaan.
De FG spant zich niet allen in om de verplichtingen uit de AVG na te komen. Hij houdt ook vrijwilligers, bestuursleden en geïnteresseerden zo goed mogelijk op de hoogte van regelgeving en adviseert over goede omgang met de persoonsgegevens.
Heeft u vragen over de bescherming van de persoonsgegevens, wilt u inzage of wilt u iets melden dan kunt u contact opnemen met onze FG: Frans Hoving, fuge@wvdekoenen.nl of per telefoon: 06 29 01 40 23.
De AVG verwacht dat we doorlopend aandacht hebben voor de bescherming van persoonsgegevens. Dat betekent ook dat dit privacy statement geen statisch document is. Het bestuur behoudt zich het recht aanpassingen door te voeren. Controleer deze pagina regelmatig op wijzigingen.
